Van elk gesprek over (vermoedens van) kindermishandeling of huiselijk geweld wordt zorgvuldig verslag gelegd in het leerlingdossier.
Richtlijnen voor verslaglegging zijn:
1) U verzamelt alle aanwijzingen die uw vermoeden van kindermishandeling kunnen onderbouwen of ontkrachten en legt deze vast in het leerlingdossier. Daarbij maakt u duidelijk onderscheid tussen uw eigen bevindingen en de (subjectieve) mening van anderen.
2) Wat u in ieder geval in het dossier vastlegt zijn: uw aantekeningen van (aanwijzingen voor) kindermishandeling, van de onderzoeken die met het oog daarop zijn gedaan, van de uitkomsten daarvan, van de inhoud van het overleg met collega's, andere beroepskrachten en/of instanties zoals Veilig Thuis, van het gegeven of voor het verstrekken van gegevens aan derden toestemming werd gevraagd en/of verkregen en van alle andere stappen die u in het kader van (het vermoeden van) kindermishandeling heeft ondernomen. Ook legt u zorgvuldig vast hoe de weging /inschatting van vermoedens van kindermishandeling heeft plaatsgevonden en of (en zo ja welk) risicosignalering instrument daarbij is gebruikt. Ook alle afspraken met ouders/kind, informanten, verwijzers en andere betrokken professionals/hulpverleners legt u zorgvuldig vast. Blijkt een vermoeden uiteindelijk onterecht, dan vermeld u dat ook uitdrukkelijk in het dossier.
3) U bewaart dossiers conform de wettelijke bepalingen. Zie ook Autoriteit Persoonsgegevens over leerling dossiers.
4) Vernietiging van gegevens over (vermoedens van) kindermishandeling uit het dossier van het kind vindt uitsluitend plaats op verzoek van het kind zelf en uitsluitend als hij/zij de leeftijd van 16 jaar heeft bereikt en in staat kan worden geacht tot een redelijke waardering van zijn belangen ter zake.
5) Een verzoek van een ouder om vernietiging van gegevens over (vermoedens van) kindermishandeling uit diens eigen dossier, kan worden geweigerd vanwege het gerechtvaardigd belang van betrokken kinderen bij bewaring van die gegevens.
6) Goed hulpverlenerschap kan meebrengen dat u ouders inzage in en/of afschrift van gegevens over kindermishandeling weigert.
Bron: deze tekst is (gedeeltelijk) ontleend aan de KNMG meldcode.